Onmiskenbare voordelen van VoIP telefooncentrales voor zakelijke telefonie

De cloud verwijst eenvoudig naar software en diensten die op het Internet draaien in plaats van op apparatuur die zich in je gebouw bevindt. Omdat de documenten, e-mails, foto’s en andere software die in de wolk leven beschikbaar zijn vanaf elk toestel met een Internetverbinding, heb je overal toegang tot de informatie.

De kans is groot dat je al cloud technologie gebruikt in andere aspecten van je bedrijf. Google Drive®, Microsoft Office 365® en Dropbox® zijn maar een paar voorbeelden van cloudgebaseerde toepassingen.

De meeste mensen hebben wel eens gehoord van SaaS programma’s en de mogelijkheid om over een veilige, schaalbare en betrouwbare toepassing te beschikken zonder hardware te hoeven installeren, configureren of onderhouden. Cloud telefoons, een SaaS toepassing en soms virtuele PBX genoemd, worden digitaal gehost en opgeslagen. Dit betekent dat er geen draden, tapes of een centrale server zijn waaraan je IT personeel tijd moet besteden om ze te beheren. Het is vaak minder duur, gemakkelijker te gebruiken en veel sneller te implementeren. In de meeste gevallen worden telefoongesprekken in de cloud over een beveiligde Internet verbinding verzonden in plaats van over openbaar Internet, wat het beveiligingsniveau voor een bedrijf verhoogt.

Virtuele telefoonsystemen bieden nog steeds dezelfde mogelijkheden als een telefoonsysteem op locatie, maar het is de cloud provider die de dienst beheert, waardoor de IT-afdeling het onderhoud en het oplossen van problemen grotendeels of helemaal niet meer hoeft te doen. Je hebt alle functies van een systeem op locatie, zoals voicemail en gespreksopname, maar het wordt allemaal in de cloud beheerd. Sommige cloud telefoonsystemen hebben nog meer functies en voordelen, zoals de mogelijkheid om conferentiegesprekken om te zetten in online vergaderingen met messaging en video.

Wie heeft cloudtelefoons nodig?

Voor kleine tot middelgrote bedrijven kan een VoIP telefooncentrale helpen beperkte IT middelen te rekken omdat de toepassing door een derde partij wordt gehost en beheerd. Iedereen kan het proces starten en een cloud telefoon implementeren, waardoor dit de laatste jaren een populaire keuze is geworden voor kleinere bedrijven zonder een toegewijde IT afdeling.

Ook middelgrote ondernemingen met een IT team kunnen er baat bij hebben, vanwege het gemak van de implementatie en de flexibiliteit. Het gebruik van een cloud telefoonsysteem helpt die waardevolle IT middelen vrij te maken voor andere projecten en toepassingen die belangrijk zijn voor je algemene bedrijfsstrategie.

Het is belangrijk de voor- en nadelen van elke toepassing te begrijpen voor je ze in de bestaande infrastructuur en systemen van je bedrijf integreert.

Voordelen van een Cloud telefoonsysteem

De meeste on-premise telefoonsystemen impliceren een aankoop vooraf van de respectievelijke netwerkhardware en softwarelicenties. Vandaar dat de meeste bedrijven deze transacties als kapitaaluitgaven (CapEx) boeken. Met de fysieke vereisten en installatie van on-premise systemen moeten bedrijven plannen voor toekomstige behoeften en dus meestal meer eenheden kopen dan de huidige vraag voorschrijft om de voorspelde groei op te vangen.

Met een cloud telefoonsysteem is er, buiten de aankoop van de telefoons of misschien een router van bedrijfsklasse, slechts een minimale aankoop van hardware. Met cloud telefoonsystemen kunnen bedrijven dus werken volgens een bedrijfskostenmodel. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt bij de aankoop en kunt nieuwe licenties toevoegen, wat kan helpen om de cash ow te matigen en de totale eigendomskosten op lange termijn te verlagen. En, in tegenstelling tot premise-systemen waar de infrastructuur-hardware een voorspelde levensduur heeft, kan een cloud oplossing ook een langere levensduur bieden.

Andere voordelen van cloudgebaseerde telefoonsystemen staan hieronder opgesomd.

Schaalbaarheid

Omdat de cloud vaak gemakkelijk te integreren is en beheerd wordt door een derde host, betaal je alleen voor en gebruik je wat je nodig hebt. Met een traditioneel telefoonsysteem kan het een heel gedoe zijn om nog een gebruiker toe te voegen. Niet zo met een cloud telefoonsysteem. Je voegt gewoon een gebruiker toe, en gaat verder.

De cloud kan meegroeien met de groei van je bedrijf, en daarom is het zo’n populair hulpmiddel voor veel bedrijven die net beginnen. Het is zo gemakkelijk om je telefoonsysteem aan te passen aan wat je bedrijf nodig heeft op het moment dat het nodig is. Dit betekent niet wachten op een overbelaste IT afdeling om meer telefoons, of telefoonlijnen toe te voegen, of om belangrijke telefoongegevens te downloaden, zodat je bedrijf sneller kan bewegen en groeien.

Mobiliteit

Gebruikers kunnen overal ter wereld zijn en toch een cloud telefoonsysteem gebruiken. Dit zorgt ervoor dat je nooit een gesprek mist, en dat alle gebruikers, ongeacht hun locatie of toestel, toegang hebben tot dezelfde functies en mogelijkheden. Bovendien maken sommige cloud telefoonsystemen het mogelijk bureautelefoonfuncties te gebruiken op een smartphone en tablet. Dit bevordert uniformiteit en professionaliteit bij mobiele medewerkers, en tussen verschillende locaties.

Een cloud telefoonsysteem is net als een traditioneel telefoonsysteem en biedt doorschakelen, extensie kiezen, vergaderen enz. en levert al deze functies van de handset op een mobiel toestel.

Tip: Vast Nummer op Mobiel

Mobiliteit is belangrijk voor zowel reizende werknemers als bedrijven met meerdere locaties over de hele wereld. Met een cloud systeem kunnen je werknemers professionele, betrouwbare conferentie-, online en videovergaderingen houden vanaf een stabiele Internetverbinding, waar ze zich ook bevinden.

Wat is het volgende?

Je telefoonsysteem speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering en de ervaring die klanten met je organisatie hebben. Door je telefoonsysteem naar de cloud te migreren kun je de kosten beter beheren, je team de tijd geven die nodig is om zich op de groei van je bedrijf te concentreren en je organisatie voorbereiden om de toekomst van bedrijfscommunicatie met open armen tegemoet te treden.