ma. nov 28th, 2022

Zakelijke Blog

Zakelijk Nieuws

Versimpel de administratie met deze simpele tips 

Het bijhouden van de administratie is vaak een moeilijke en langdradige taak. Uit veel verschillende bronnen moeten allerlei kostenposten worden herleidt, en al deze kostenposten moeten ook nog eens verdeeld worden over de verschillende bezigheden van het bedrijf. Ook de urenregistratie personeel is een belangrijke maar ingewikkelde taak. Personeel werkt vaak op verschillende afdelingen, en daardoor moet je de loonkosten ook over die verschillende afdelingen optekenen, maar bijhouden wanneer waar werkt is een gigantische klus. Maar deze en andere delen van de boekhouding kunnen makkelijk worden geautomatiseerd. 

Laat het personeel de urenregistratie zelf direct in de administratie plaatsen 

Niemand weet zo goed waar ze werken als het personeel zelf. En toch laten veel bedrijven de urenregistratie over aan de administratie, terwijl het voor het personeel een kleine moeite is om zelf aan te geven wanneer ze ergens aan beginnen en wanneer ze daar weer klaar mee zijn. Deze informatie kan dan weer direct gebruikt worden voor het juist verdelen van de loonkosten over verschillende bedrijfstaken. Doordat het personeel zelf hun eigen uren registreert wordt er ook voorkomen dat er ergens een communicatiefout voorkomt en er uren verkeert worden opgeschreven. Een klein verschil in naam tussen twee klanten kan telefonisch snel voor problemen zorgen. 

Automatiseer de tijdregistratie 

De tijdregistratie personeel is onmisbaar wanneer je het personeel per uur uitbetaald. Maar een handmatige tijdregistratie kost enorm veel moeite om over te nemen in een digitale administratie en is bovendien ook nog eens aanzienlijk fraudegevoelig. Nu is de overgrote meerderheid van het personeel eerlijk, maar het vereist maar een klein beetje kwade wil om de administratie niet helemaal eerlijk in te vullen, en met een papieren tijdregistratie is een foutje snel gemaakt. Het is veel makkelijker en betrouwbaarder om het personeel in en uit te laten klokken met een pasje. Zo weet je dat alles naar eerlijkheid is ingevuld, en wordt de tijdregistratie direct doorgestuurd naar de administratie. 

Laat facturering en uitbetaling over aan automatische systemen 

Er is een groot voordeel aan het opvolgen van onze vorige tips: facturen en loonstrookjes zijn eigenlijk ook al zo goed als klaar. Doordat de kosten die bij een klant gemaakt zijn al helemaal goed zijn bijgehouden is het maken van een factuur namelijk nog maar één druk op de knop. Hetzelfde geldt voor het loonstrookje. Doordat alle gewerkte uren op de seconde precies zijn bijgehouden weet je meteen wie hoeveel uur gewerkt heeft, en dus ook hoeveel er moet worden uitbetaald.